Klicken statt Blättern

Das Niedersächsische Justizministerium hat mit dem Start des Jahres 2021 die elektronische Akte eingeführt. Seit dem 1. Januar werden in dem Ministerium in Hannover die Vorgänge mit wenigen Ausnahmen nur noch digital geführt und bearbeitet. Nach einem Monat im Praxistest zieht Justizministerin Barbara Havliza ein erstes Fazit: „Die digitale Akte ist ein großer Gewinn!“

Der Startschuss für die eAkte im Justizministerium fiel im Jahr 2018. Die Akten wurden seitdem in einem groß angelegten Pilotprojekt als Hybridakten sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt. In den vergangenen zwei Jahren wurden nach und nach alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geschult und eingebunden.

Seit dem 1. Januar 2021 werden die Vorgänge nun mit dem Programm VIS-Suite geführt und bearbeitet. Es gibt keinen „Medienbruch“ mehr, insbesondere keine parallel geführte Papierakte; Ausdrucke erübrigen sich. Neue Schreiben, die das Justizministerium erreichen, werden rechtssicher eingescannt und digital verarbeitet. Die Vorteile sind vielfältig: Durch die eAkte können mehrere Personen zur selben Zeit und ortsungebunden an einer Akte arbeiten, Zugriffsmöglichkeiten können besser definiert werden, Recherchefunktionen wurden erheblich erweitert und die Entscheidungen werden beschleunigt.

„Die Umstellung war für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein großer Schritt. Digitale Akten in einem Ministerium zu führen bedeutet ja nicht, pdf-Dokumente in einem Ordner abzulegen, auf den dann alle zugreifen können. Die Herausforderungen sind wesentlich komplexer. Es zeigt sich, dass die digitale Bearbeitung der Vorgänge eine große Erleichterung ist. Der „Workflow“ funktioniert. Die digitale Akte hilft uns gerade auch in der Pandemie. Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, wird extrem erleichtert. Ich bin stolz, dass wir als erstes Ministerium in Niedersachsen die rechtssichere eAkte erfolgreich umgesetzt haben.“

Durch die Einführung der eAkte können von den 242 Mitarbeitern im Niedersächsischen Justizministerium insgesamt 232 regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, weil sie Zugriff auf die benötigten Akten haben.

Ausgenommen von der digitalen Aktenführung sind lediglich Personalakten, besonders sensible Vorgänge entsprechend den Vorgaben der Verschlusssachenanweisung des Landes sowie Prüfungsakten des Landesjustizprüfungsamts.

In gerichtlichen Verfahren besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung einer digitalen Akte zum 1.1.2026. Die Anforderung an eine digitale Akte in gerichtlichen Verfahren sind um ein Vielfaches komplexer, weil es auch ein Vielfaches an Beteiligten gibt (Rechtsanwälte, Notare, Polizei, Sachverständige, Privatpersonen, Behörden uvm.).