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Managementinformationssysteme in der niedersächsischen Justiz

Management lässt sich - im Gegensatz zu schlichter Verwaltung und Bewirtschaftung - als umfassende, ganzheitliche, aktive (oder proaktive) Gestaltung und Steuerung verstehen. Im Rahmen dieser Steuerung können bewusst Ziele gesetzt, die Zielerreichung überprüft sowie Potenziale gefördert und genutzt werden. Ressourcen - personell wie finanziell - müssen möglichst effizient eingesetzt werden. Managementprozesse können durch spezifische Instrumente des Controllings unterstützt werden.

Um den genannten Erfordernissen nachkommen zu können, benötigen die Gerichte und Staatsanwaltschaften entsprechend aufbereitete Informationen. In der Justiz werden seit jeher umfangreiche, statistische Daten gesammelt. Dazu zählen u. a. Haushaltswirtschaftsdaten, Geschäfts- und Personalübersichten, Abwesenheitsstatistiken, verfahrensbezogene Daten im Sinne der Zählkartenanordnungen. Die Reihe ließe sich fortsetzen. Ergänzend dazu werden auf Landesebene Daten zur Infrastruktur des Landes bereitgestellt. Die vorhandenen Statistiken und Tabellen betrachten deren zugrundeliegenden Sachverhalte jedoch fast ausschließlich singulär. Das bisher bereit gestellte statistische Material ermöglicht den Adressaten keine schnelle und spezifische Filtermöglichkeiten, sondern fließt teilweise in Form von umfangreichen Papierausdrucken in die Dienststellen zurück. Schließlich stammen die Daten aus unterschiedlichen Quellen und sind über unterschiedliche Systeme - z. B. lokal installierte Fachverfahren oder zentral bereitgestellte Datenbanken - und sind in unterschiedlicher Form - teils elektronisch oder auf Papier - abrufbar und erschweren somit die Erstellung einheitlicher, leicht kommunizierbarer Auswertungen und Berichte.

Für ein effektives und modernes Justizmanagement ist jedoch eine ganzheitliche Sichtweise unter Einbeziehung vieler Daten ganz unterschiedlicher Quellen geboten. Grundlage hierfür kann nur ein elektronisches Informationssystem sein, das die Vielzahl statistischer Daten systematisch aufbereitet und nach Kennzahlenbereichen zusammenfasst sowie die Darstellung von Korrelationen im Sinne einer Balanced Scorecard erlaubt. Diese Kennzahlen unterscheiden sich dabei - vor allem, soweit mit ihnen auch Aufgaben der Dienstaufsicht unterstützt werden sollen – deutlich vom Begriff des Controllings im lediglich betriebswirtschaftlichen Sinne.

In Niedersachsen wird den Behörden- und Geschäftsleitern hierzu ein Justizmanagementinformationssystem (JuMIS) zur Verfügung gestellt, mit dem sie schnell und unmittelbar einen Überblick über wichtige Daten ihrer Dienststelle gewinnen können. Als technische Plattform dient hierbei PowerBI.

Die Dienststellen werden mit der Einführung dieser Systeme in die Lage versetzt, Bedarfe oder andere Fragestellungen anhand valider und einheitlich erhobener Daten und Kennzahlen nachzuweisen und zu begründen. JuMIS erlaubt ein Benchmarking verschiedener Dienststellen im Rahmen von Qualitätsmanagementverfahren. Daten der eigenen Dienststelle können mit Durchschnittswerten anderer Dienststellen verglichen werden. Damit werden sowohl Auswertungen über zeitliche Entwicklungen und Tendenzen als auch Auswertungen zwischen vergleichbaren Dienststellen (externe Vergleiche) ermöglicht. Durch die Vorhaltung einheitlich strukturierter Informationen können positive wie negative Entwicklungstrends analysiert und beeinflusst werden.

Da die vorgenannten Daten in digitaler Form vorliegen, kommt es zu einem Wegfall der Berichtspflichten in herkömmlicher Art. Die Adressaten können die Berichte, z. B. den Statistik-Bericht "Personalverwendung" in JuMIS, direkt aus den Informationssystemen beziehen.

In JuMIS stehen Kennzahlen aus dem Bereich des Personalmanagements (basierend auf PEBB§Y) im Fokus; diese Daten werden zeitnah bereitgestellt und erlauben die Optimierung des Personaleinsatzes. Umfassend aufbereitete Kennzahlen unterstützen die Behördenleitungen und ermöglichen auch die Vergleiche zwischen Gerichten und Bezirken anhand einer validen Datenbasis.

JuMIS für Amtsgerichte und Landgerichte ist flächendeckend eingeführt. Mit der zwischenzeitlich erfolgten Einführung von JuMIS für Oberlandesgerichte kommt der Datenvalidität erneut eine besonders hohe Bedeutung zu. Um eine hohe Qualität hinsichtlich der amtsgerichtlichen und landgerichtlichen Daten im jeweiligen Oberlandesgerichtsbezirk zu gewährleisten, wurde ein sogenanntes JuMIS-Prüfsiegel entwickelt. Dieses Prüfsiegel vergleicht die amts- und landgerichtlichen Zahlen aus JuMIS mit den Zahlen der Personalbedarfsberechnung und weist Abweichungen gegebenenfalls prozentual aus. Insoweit gibt das Prüfsiegel wertvolle Hinweise, um Fehler in den Datenbanken aufzufinden und den Datenbestand zu korrigieren. Dadurch haben die Präsidentinnen und Präsidenten der Land- und Oberlandesgerichte die Sicherheit, auf belastbare Daten der Gerichte in ihren Bezirken zugreifen zu können.

Da die Daten in JuMIS medienbruchfrei in digitalisierter Form vorliegen, können die Berichtspflichten in herkömmlicher Art entfallen; die Adressaten beziehen die benötigten Berichte direkt aus JuMIS. Hierfür hält JuMIS zusätzlich zu den managementrelevanten Bereichen der Verfahrens-, Personal-, Finanz- und Organisationskennzahlen auch einen Statistik-Bereich vor, der die herkömmlichen Personal- und Geschäftsübersichten sowie die Abwesenheitsstatistik abbildet. Die Einführung von JuMIS für das Justizministerium, mit dem die Daten der gesamten ordentlichen Gerichtsbarkeit des Landes Niedersachsen auf einen Blick zur Verfügung stehen, ist für das Jahr 2021 geplant.

Richter- und Personalvertretungen haben die Entwicklung für JuMIS für ordentliche Gerichte fortlaufend begleitet. Sowohl mit den Richter- als auch mit den Personalvertretungen wurden Dienstvereinbarungen zur Einführung eines Justizmanagementinformationssystems geschlossen:


Weitere Informationen:

JuMIS für Staatsanwaltschaften sowie für JuMIS für Generalstaatsanwaltschaften werden derzeit nach einer Softwaremigration konsolidiert. Geplant ist auch hier, JuMIS nach landeseinheitlichem Muster analog zu den ordentlichen Gerichten im Laufe des Jahres 2021 den Staatsanwaltschaften zur Verfügung zu stellen.

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