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Elektronischer Rechtsverkehr

Vorbemerkung

Auf Grundlage der zum 1. Januar 2018 in Kraft getretenen Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (ERVV) wurde an allen niedersächsischen Gerichten die Möglichkeit geschaffen, in fast allen gerichtlichen Verfahren eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation durchzuführen. Nur der elektronische Zugang zu den Grundbuchämtern, dem Schiffs- und Luftfahrzeugregister sowie dem Staatsgerichtshof ist noch nicht möglich.

Die Verfahrensordnungen sehen unterschiedliche Möglichkeiten für eine rechtsverbindliche Kommunikation mit den Gerichten und Staatsanwaltschaften vor. Diese Möglichkeiten sind teilweise auf bestimmte Nutzergruppen beschränkt. Die folgende Auflistung soll Ihnen dabei helfen, den für Sie geeigneten Weg der elektronischen Kommunikation mit der niedersächsischen Justiz auszuwählen.

1. Bürgerinnen und Bürger

Für die rechtsuchenden Bürgerinnen und Bürger stehen - soweit die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation durch Rechtsverordnung grundsätzlich zugelassen ist (vgl. Nr. 7) - das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) und die De-Mail zur Verfügung.

a. EGVP

Das EGVP nutzt den Standard Online Services Computer Interface (OSCI). Dieser Standard des IT-Planungsrates des Bundes und der Länder gewährleistet die sichere Ende-zu-Ende-verschlüsselte Übertragung von Nachrichten. Weitere Informationen zu OSCI finden Sie auf der Internetseite der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Wenn Sie neben dem Versand an die Justiz auch für die Justiz auf sicherem elektronischem Weg erreichbar sein möchten, können Sie ein EGVP-Postfach einrichten. Für die Einrichtung und Nutzung von EGVP benötigen Sie eine Clientanwendung, mit der Sie Nachrichten erstellen und abrufen können.

Wir empfehlen die Nutzung einer der zugelassenen Drittanwendungen. Unter dem folgenden Link finden Sie Informationen zu den zugelassenen Drittanwendungen.

Beim ersten Aufruf eines Clients werden Sie nach einem eventuell vorhandenen Postfach gefragt. Sollten Sie noch kein EGVP-Postfach eingerichtet haben, besteht hier die Möglichkeit die Einrichtung eines neuen Postfaches vorzunehmen.

Auf der Seite https://egvp.justiz.de finden Sie allgemeine und nähere Information zum EGVP.

Wichtiger Hinweis

Für die rechtsverbindliche Nutzung des EGVP in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7) ist es notwendig, die einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien jeweils einzeln qualifiziert elektronisch zu signieren. Dieser Schritt bildet elektronisch die persönliche Unterschrift ab. Nähere Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur.

b. De-Mail

Alternativ zum EGVP steht Ihnen De-Mail für die Kommunikation mit der Justiz zur Verfügung. Nähere Informationen zu De-Mail und den Diensteanbietern erhalten Sie auf den Internetseiten des De-Mail Informationsportals.

Nur die sogenannte absenderbestätigte De-Mail ist nach den Verfahrensordnungen ein rechtssicherer Übermittlungsweg. Für den rechtssicheren Versand über eine absenderbestätigte De-Mail müssen die einzureichenden elektronischen Dokumente und Dateien vom Absender nicht qualifiziert elektronisch signiert sein. Hier reicht die einfache elektronische Signatur aus. Eine einfache Signatur können Sie durch die Aufnahme Ihres Namens, z.B. in die Grußformel des Dokumentes vornehmen. Weitere technische Geräte sind hierfür nicht erforderlich.

Wichtiger Hinweis

Die Einrichtung einer De-Mail-Adresse bedingt einen vorgeschalteten Registrierungsprozess. Eine rechtlich wirksame Einreichung von elektronischen Dokumenten und Dateien kommt nur mit der absenderbestätigten De-Mail zu Stande. Diese Option ist nicht der Standard und daher ggf. bei jeder Nachricht separat auszuwählen. Bei der absenderbestätigten De-Mail weist der Absender nach, dass er sich sicher am De-Mail-Postfach angemeldet hat. Diese persönliche Anmeldung wird dann dem Empfänger der Nachricht durch den Diensteanbieter bestätigt.

Bei der Nutzung von De-Mail entstehen Ihnen für den Versand von Nachrichten Kosten.

Näheres dazu erfahren Sie bei dem von Ihnen gewählten De-Mail-Diensteanbieter.

2. Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte

Neben den bereits unter dem Punkt „Bürgerinnen und Bürger“ erwähnten Kommunikationsmöglichkeiten per EGVP oder De-Mail ist für die Anwaltschaft das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) als sicherer Übermittlungsweg vorgesehen. Das beA wird den Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälten durch die Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) zur Verfügung gestellt. Eine einfache elektronische Signatur reicht in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7) zur rechtlich wirksamen Einreichung von elektronischen Dokumenten und Dateien aus.

Für nähere Informationen hat die BRAK eine Internetseite eingerichtet.

3. Notarinnen und Notare

Die Bundesnotarkammer (BNotK) stellt den Notarinnen und Notaren analog zum beA ein besonderes elektronisches Notarpostfach (beN) bereit. Das beN ist nach den Verfahrensordnungen ebenfalls ein sicherer Übermittlungsweg in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7). Nutzbar sind daneben aber auch das EGVP und die De-Mail.

Für nähere Informationen können Sie die Bundesnotarkammer oder die örtlichen Notarkammern kontaktieren. Die Internetseite der BNotK finden Sie hier.

4. Behörden, Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts

Für die Kommunikation mit der Justiz steht Behörden, Körperschaften und Anstalten öffentlichen Rechts in den durch Rechtsverordnung zugelassenen Verfahrensarten (vgl. Nr. 7) das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) zur Verfügung. Dessen Nutzung gilt ebenfalls als sicherer Übermittlungsweg. Für die Einrichtung des beBPo für die niedersächsischen Behörden, Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts ist der Landesbetrieb IT.Niedersachsen als Prüfstelle beauftragt worden. Weitere Informationen zur Beauftragung und Einrichtung finden Sie auf den Internetseiten des IT.N zum beBPo.

5. Alle übrigen Kommunikationspartner

Alle Sachverständigen, Gutachterinnen und Gutachter, Unternehmen, Verbände etc. können dieselben Wege wie die Bürgerinnen und Bürger nutzen.

6. Unabhängig von der Wahl des Übermittlungsweges zu beachtende Faktoren
  1. Es wird dringend die Verwendung des strukturierten Datensatzes XJustiz empfohlen. Sofern Sie eine Kanzleisoftware nutzen, wird dies womöglich von der Programmierung einer Schnittstelle abhängen. Sofern Sie diesbezüglich Fragen haben, setzen Sie sich bitte mit dem Hersteller Ihrer Kanzleisoftware in Verbindung.
  2. Beim Ausfüllen der Felder im EGVP, beA, beN, beBPo und De-Mail ist bei der Angabe gerichtlicher und/oder eigener Aktenzeichen auf Leerzeichen zu achten. Ist ein gerichtliches Aktenzeichen nicht bekannt, ist eine schlagwortartige Angabe vorzunehmen (zum Beispiel: Klage, Beschwerde, Berufung oder nur Neu). Eine besondere Eilbedürftigkeit ist ebenso mit einer knappen schlagwortartigen Angabe zu beschreiben (zum Beispiel: Eilt, Einstweilige Verfügung). Das Feld „Nachricht" ist nicht zu verwenden.
  3. Verwenden Sie als Dateiformat ausschließlich PDF oder TIFF. Die Dateiformate müssen den nach § 5 Abs. 1 Nr. 1 ERVV bekannt gemachten Versionen entsprechen. Die aktuelle Bekanntmachung finden Sie hier. Bis zum 30. Juni 2019 kann von der Übermittlung eines elektronischen Dokuments in durchsuchbarer Form abgesehen werden. Es wird aber dringend empfohlen, mit den Vorbereitungen zur Herstellung elektronischer Dokumente in durchsuchbarer Form zu beginnen.
  4. Bei der Zusammenstellung der Dateien gilt, dass jeweils nur ein Dokument je Datei erstellt werden soll. Dies gilt sowohl für den Schriftsatz als auch für etwaige Anlagen. Sehen Sie davon ab, ein sogenanntes „Anlagenkonvolut" in einer Datei zusammenzufassen. Es können aktuell bis zu 100 Dateien in einer Sendung an das Gericht im elektronischen Rechtsverkehr übermittelt werden.
  5. Benennung der Dateien. Der Dateiname sollte keine Kommata, Umlaute, Sonderzeichen, ausländische Buchstaben oder spezielle Zeichen wie zum Beispiel Tilden enthalten. Ein Punkt „." sollte lediglich unmittelbar vor der Dateiendung enthalten sein. Der Dateiname soll einen Rückschluss auf den Inhalt der Datei zu lassen („sprechender Dateiname"). Die Aufnahme des Zeitpunkts der Erstellung der Datei im Format JJJJ-MM-TT im Dateinamen ist sinnvoll, um eine Überspeicherung älterer Dateien zu verhindern. Bei der Benennung von Anlagen ist es sinnvoll, die bisherige Systematik aus der Papierwelt zu übernehmen (zum Beispiel „Anlage K 1").

Bitte beachten Sie dabei, dass die Dateinamen möglichst eine Länge von 50 Zeichen inklusive Dateinamenserweiterung (z.B. „.pdf“) nicht überschreiten sollten.

  1. In § 5 Abs. 1 ERVV sind die zulässigen Dateiformate, Begrenzungen des Volumens und der Anzahl der eingereichten Dokumente, Regelungen zur Verwendung physischer Datenträger und zu Formen der qualifizierten elektronischen Signatur vorgegeben. Den jeweiligen aktuellen Inhalt der Regelungen entnehmen Sie bitte der Seite zum elektronischen Rechtsverkehr. Unabhängig davon sollten die zu übersendenden Dateien eine möglichst geringe Größe aufweisen. Dies gilt insbesondere für eingescannte Texte. Diese müssen gut lesbar sein, was bei der Wahl der Scanner-Auflösung berücksichtigt werden sollte. Geringe Dateigrößen verkürzen die Übersendungsdauer. Aufgrund zu schwacher oder unscharfer Schrift nicht oder nur äußerst schwer lesbare Texte werden allerdings beanstandet.
  2. Eine etwaige qualifizierte elektronische Signatur (qeS) muss sich auf einzelne Dateien beziehen, eine sogenannte Container-Signatur gemeinsam für mehrere Dateien ist gemäß § 4 Abs. 2 ERVV unzulässig.
  3. Die Verwendung eines sogenannten elektronischen Empfangsbekenntnisses (eEB) im Sinne des § 174 Abs. 4 ZPO setzt die Verwendung eines sicheren Übermittlungsweges voraus. Per EGVP kann mithin ein elektronisches Empfangsbekenntnis nicht versandt werden. Bei der Rücksendung eines elektronischen Empfangsbekenntnisses wird dringend die Verwendung des strukturierten Datensatzes XJustiz empfohlen.
  4. Im Falle der elektronischen Beantragung von Prozesskostenhilfe ist gemäß § 117 Abs. 3 und 4 ZPO für die Erklärung über die wirtschaftlichen und persönlichen Verhältnisse das hierfür vorgesehene Formular zu verwenden. Das Formular muss durch die Antragstellerin bzw. den Antragsteller selbst eigenhändig unterschrieben und eingescannt werden. Dieser Scan sollte dann von der Antragstellerin oder dem Antragsteller oder ggf. der Rechtsanwältin oder dem Rechtsanwalt qualifiziert elektronisch signiert werden.
7. Landesrechtlich geregelte Verfahrensarten

Von der ERVV (des Bundes) nicht erfasst sind vor allem der elektronische Rechtsverkehr in allen Verfahren der Handelsregister-, Genossenschaftsregister-, Vereinsregister- und Partnerschaftsregistersachen sowie die Einreichung von Tabellen und Verzeichnissen in insolvenzrechtlichen Verfahren. Für diese Rechtsgebiete gilt zunächst weiterhin die Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in der Justiz (Nds. ERVVO-Justiz). Die ERVV (des Bundes) ist seit dem 1. Januar 2018 in den Rechtsgebieten, die von der ERVV umfasst sind, den Regelungen der Nds. ERVVO-Justiz zwar vorrangig, soweit die Bundesregierung in der ERVV den elektronischen Rechtsverkehr in einigen Verfahren jedoch gar nicht oder nur zum Teil geregelt hat, gelten die Vorschriften der Nds. ERVVO-Justiz weiterhin. Erst mit Erlass einer geplanten neuen Landesverordnung wird die bisherige Nds. ERVVO-Justiz aufgehoben werden.


Rechtsgrundlagen

Gesetz zur Förderung des Elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten (e-Justice-Gesetz)

Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs

Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (ERVV)

Bekanntmachung zu § 5 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2018 – ERVB 2018)

Niedersächsische Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr in der Justiz (Nds. ERVVO-Justiz)

De-Mail-Gesetz

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